Aprenda a montar uma planilha de gastos para sua empresa
Com uma planilha de custos, o microempresário pode controlar
seus gastos na ponta do lápis e, assim, controlar a saúde financeira
do negócioFoto: Dreamstime/Especial para Terra
Uma empresa pode sobreviver alguns meses sem dar lucro, na fase
de implantação, mas dificilmente se manterá se o retorno esperado não
vier dentro do prazo. Alguns mecanismos simples funcionam como
termômetro da saúde financeira do empreendimento. Com um controle
eficiente de gastos, por exemplo, é possível saber com antecedência se a
conta do mês não vai fechar. Isso dará tempo ao microempresário de
correr atrás de linhas de financiamento com calma, além de armá-lo com
dados precisos sobre a empresa que a instituição financiadora certamente
solicitará.
Com as informações em mãos, o empreendedor pode dizer, em
abril, que precisará do recurso em maio para não fechar o mês no
vermelho, mas saberá que em junho seus clientes já terão pago pelos
serviços prestados e ele voltará ao azul, explica Antônio Paulo Lage
Terassovich, professor do Proced (Programa de Capacitação da Empresa em
Desenvolvimento), da Fundação Instituto de Administração (FIA), de São
Paulo.
Grandes empresas estrangeiras utilizam complexos softwares ligados à área de logística para administrar o fluxo de caixa, mas mesmo um pequeno empresário pode, com um computador e um programa de planilhas, organizar as finanças da empresa.
A pedido do Terra, Terassovich preparou dicas para o administrador montar uma planilha de gastos simples e, então, gerir seu caixa sem susto.
1) Defina o objetivo
É impossível ter uma planilha de gastos bem planejada se o empresário não define com clareza o seu objetivo. Ele deve conhecer o ponto A e enxergar o ponto B: é preciso partir de onde a empresa está e apontar onde ele quer que ela esteja em dois a cinco anos.
Grandes empresas estrangeiras utilizam complexos softwares ligados à área de logística para administrar o fluxo de caixa, mas mesmo um pequeno empresário pode, com um computador e um programa de planilhas, organizar as finanças da empresa.
A pedido do Terra, Terassovich preparou dicas para o administrador montar uma planilha de gastos simples e, então, gerir seu caixa sem susto.
1) Defina o objetivo
É impossível ter uma planilha de gastos bem planejada se o empresário não define com clareza o seu objetivo. Ele deve conhecer o ponto A e enxergar o ponto B: é preciso partir de onde a empresa está e apontar onde ele quer que ela esteja em dois a cinco anos.
Se o empresário
especifica, por exemplo, que pretende ter um crescimento de 30% para sua
empresa, poderá definir seu mercado alvo, seu nicho de trabalho, o
setor geográfico e o segmento de renda com que quer trabalhar. Nesse
momento já é possível planejar, a longo prazo, exatamente onde investir.
2) Organize as Entradas
O empreendedor pode, então, começar a desenhar a previsão de fluxo de caixa da empresa. Ela deve ser feita para longos períodos, por exemplo cinco anos, e ser atualizada mensalmente. A primeira linha a ser escrita na planilha é a referente às Entradas que a empresa deve receber nesse período.
2) Organize as Entradas
O empreendedor pode, então, começar a desenhar a previsão de fluxo de caixa da empresa. Ela deve ser feita para longos períodos, por exemplo cinco anos, e ser atualizada mensalmente. A primeira linha a ser escrita na planilha é a referente às Entradas que a empresa deve receber nesse período.
Elas são resultado, principalmente, das vendas e devem
ser divididas, por sua vez, em colunas distintas referentes a cada mês
da projeção. Se o cliente sabe que vai ter uma venda em março do ano
seguinte, poderá marcar na coluna desse mês a quantia referente à
transação. Outras formas de entrada de dinheiro são captação de recursos
com empréstimos junto a bancos ou com o aporte de sócios da empresa,
por exemplo.
3) Planeje as Saídas (pagamentos)
Se o mundo dos negócios fosse feito somente de entradas, não haveria necessidade de fazer planejamento. No mundo real, organizar os pagamentos é a forma de a empresa projetar seus gastos - fixos e variáveis.
Logo abaixo da linha de Entradas, deve ser colocada uma outra, referente às Saídas. Essas são divididas em dois grandes grupos: o primeiro é referente às Saídas fixas, aquelas que aparecem todo mês. Exemplos são o aluguel do imóvel, salário dos funcionários, conta de internet, plano de celular e impostos, como o IPTU.
3) Planeje as Saídas (pagamentos)
Se o mundo dos negócios fosse feito somente de entradas, não haveria necessidade de fazer planejamento. No mundo real, organizar os pagamentos é a forma de a empresa projetar seus gastos - fixos e variáveis.
Logo abaixo da linha de Entradas, deve ser colocada uma outra, referente às Saídas. Essas são divididas em dois grandes grupos: o primeiro é referente às Saídas fixas, aquelas que aparecem todo mês. Exemplos são o aluguel do imóvel, salário dos funcionários, conta de internet, plano de celular e impostos, como o IPTU.
O segundo grupo é o das Saídas variáveis,
que estão normalmente vinculadas diretamente à produção da empresa.
Quanto mais for produzido, maior será o dinheiro investido na produção.
Portanto, é preciso saber que uma grande venda planejada, por exemplo,
para março do ano seguinte será antecedida por um grande gasto em
produção nos meses que a antecedem.
4) Crie o Fluxo de caixa
E finalmente, abaixo das duas linhas deve ser colocada uma terceira, referente ao Fluxo de caixa. Ela é o resultado da equação entre as entradas e as saídas. Cabe ao administrador acompanhar as projeções dos meses seguintes para saber exatamente quando as saídas serão maiores do que as entradas e a empresa vai ficar no chamado vermelho.
4) Crie o Fluxo de caixa
E finalmente, abaixo das duas linhas deve ser colocada uma terceira, referente ao Fluxo de caixa. Ela é o resultado da equação entre as entradas e as saídas. Cabe ao administrador acompanhar as projeções dos meses seguintes para saber exatamente quando as saídas serão maiores do que as entradas e a empresa vai ficar no chamado vermelho.
Sabendo
de antemão o mês em que um aporte extra de recursos será necessário, o
empreendedor pode, com calma e tempo, pesquisar as melhores linhas de
crédito ou se articular junto aos sócios, sabendo exatamente em que
meses poderá pagar pelo recurso obtido. Sem sobressaltos, sem erros e - o
mais importante - gastando menos.
FONTE: www.terra.com.br