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Com a mesa lotada de trabalho? Dá para sanar as pendências sem pirar



 Tem dias em que a lista de pendências só parece aumentar. E por mais que você se atente a ela, mais tarefas surgem e o que parecia ser para amanhã era para ontem. A falta de organização no trabalho  não só prejudica o desempenho do profissional, como aumenta o estresse, a ansiedade e piora a qualidade de vida. Afinal, quem nunca ficou além do horário tentando terminar aquela tarefa que não conseguiu fazer ao longo do dia?

A nova dinâmica do mercado de trabalho, que exige cada vez mais profissionais multitarefas distribuídos em equipes cada vez menores, muitas vezes não acompanha a dinâmica dos próprios colaboradores. Nesse cenário, o excesso de pendências é consequência direta do volume de trabalho ou da falta de organização dos profissionais.
Independentemente do motivo, dá para organizar as pendências sem pirar e sem ficar fazendo horas e mais horas extras. Basta se habituar a uma estratégia de planejamento. As pendências vão surgindo de acordo com a falta desse planejamento, avalia a consultora da Triad PS, consultoria especializada em tempo e produtividade, Valeria Nakamura. Só existe uma solução: disciplina e método, completa o diretor regional São Paulo da De Bernt Entschev, Julio Bonrruquer.

Relacionando as pendências
 

Quem costuma ter muitas pendências já deve ter feito isso: listá-las. E, como muitos devem ter percebido, a simples listagem das tarefas a fazer pode não dar muito certo. A lista de pendências é o primeiro passo para você se enrolar ainda mais, acredita o gerente de Projetos em Desenvolvimento de Pessoas do Idort-SP, Danilo Afonso.

Colocar uma pendência atrás da outra pode ser eficaz para mostrar ao profissional a quantidade do trabalho a fazer. E o tamanho da lista pode fazer os profissionais ficarem desesperados em demasia ou relaxarem ainda mais. A grande questão no método mais simples de organização não é a quantidade, mas a qualidade e tempo de duração das tarefas. Para planejar, você deve perceber o que pode ficar para depois, afirma Bonrruquer.
No planejamento, é preciso, sim, listar, mas definindo prioridades. Quando você coloca no papel, você sabe o tamanho do problema e fica mais fácil, diz Bonrruquer. Mas é preciso classificar as tarefas, até para diminuir a ansiedade do profissional, ressalta. O especialista recomenda aos colaboradores registrarem na lista as tarefas que são urgentes, as que são indiferentes e aquelas que não têm prazo para serem entregues.
Para além da priorização, Valeria acredita que é preciso definir um planejamento semanal das atividades, com tempo de início e término. Para ela, ficar atento ao e-mail de cinco em cinco minutos, tanto o pessoal como o corporativo, demorar excessivamente ao tomar café e resolver problemas pessoais durante o horário de trabalho diminuem significativamente o tempo ativo do profissional. Perdemos mais tempo nessas pequenas coisas, afirma. E quando se lista as tarefas com tempo pré-determinado fica mais fácil saber em que ponto estamos gastando tempo demais.
Evidente que a especialista considera importante reservar um momento do dia para resolver pendências pessoais, uma vez que os profissionais passam a maior parte do seu tempo dentro da empresa. Além disso, deixar de resolver alguns problemas podem aumentar a ansiedade e o estresse. Resultado: ainda que o profissional não se atente aos seus problemas durante o trabalho, ele não conseguirá ficar focado o suficiente para produzir bem. Tudo deve ser bem dosado.
Afonso utiliza um método um pouco diferente da lista de pendências. Para ele, dividir uma planilha em quatro quadrantes ajuda a visualizar melhor o que deve ser feito agora e o que pode ser feito depois, sem pressa. No primeiro quadrante, lista-se as pendências que são urgentes e importantes. Essas têm de ser resolvidas na hora, enfatiza.
 No segundo quadrante ficam as tarefas que são urgentes, mas não são importantes. E por que não resolver em segundo lugar as que são importantes ? Porque as urgentes não permitem que pensemos. É preciso tirar as pendências urgentes da frente, porque senão elas ficam martelando na nossa cabeça, explica o especialista.
Depois de resolver as pendências urgentes, mas não importantes, você terá mais tempo para pensar em como tirar da lista as tarefas importantes e não urgentes. Nessa hora, atenta Afonso, é preciso ponderar, pois corre-se o risco de o profissional ficar apenas no segundo passo, o de resolver as tarefas urgentes. Nesse estágio, é preciso não perder de vista o que é importante, enfatiza. Por último, no quarto quadrante da planilha, coloque as tarefas que não são urgentes nem importantes. Acumulamos pendências porque, no dia a dia, resolvemos essas tarefas primeiro, explica.

De olho no SEU trabalho
 

Manter o foco e o planejamento certamente fará o profissional não se perder no meio de tanto trabalho. E, embora os métodos indicados pelos especialistas ouvidos sejam consolidados, eles podem variar de acordo com o próprio perfil do profissional. Antes disso, porém, é importante que cada um fique atento ao que de fato lhe compete fazer. Será que as tarefas que estão comigo são realmente minhas ?, questiona Afonso.
É importante que ao fazer esse planejamento os profissionais tenham um propósito, adotem uma metodologia e se disciplinem, afirma Valeria, da Triad PS. Essa mudança não é fácil, mas a partir do momento em que você se organiza, você demora de três a quatro semanas para sanar as pendências, explica.

Para Bonrruquer, da De Bernt, adotar um planejamento é uma questão de hábito, que deve ser internalizado. O importante é resolver no seu tempo, afirma. Ter clareza no que se tem de fazer e na relevância dessas atividades é outro fator importante nesse planejamento, na avaliação de Afonso. Que ele saiba o que é urgente e urgente para quem. Temos de aprender a dizer não e a negociar, quando for preciso. E entender que não dá para fazer tudo ao mesmo tempo porque nem tudo tem o mesmo grau de importância.
FONTE: Info Money.com.br